Projetos de TI: 5 pontos para garantir bons resultados

Criar um sistema para empresas, hoje em dia, se tornou um processo que não só envolve altos investimentos financeiros, mas também um grande esforço de planejamento e análise interna dos processos da organização, bem como uma boa estratégia de negócio e comunicação, afinal, uma solução digital visa solucionar pontos de fraqueza e potencializar resultados.

Muitas empresas passaram a procurar por soluções digitais em TI como uma oportunidade de explorar novos mercados e também não ficar para atrás em relação a concorrência.

Mas ai surge uma questão interessante: Será que essas empresas precisam de uma solução digital? Elas tem total clareza sobre quais pontos da organização a solução pretende resolver? Afinal um investimento sem retorno se torna um gasto de dinheiro e tempo.

Então, hoje iremos falar um pouco sobre alguns pontos que podem ajudar a identificar tópicos úteis para começar a estruturar uma solução que seja promissora e esteja alinhada com as necessidades da organização.

Qual a dimensão do projeto?

Qual é o tamanho do projeto e quantas pessoas estarão envolvidas?

Digamos que uma oficina mecânica de motos deseja implementar um software interno para controlar todas as tarefas a serem realizadas pela sua equipe, desde a chegada de um novo veículo, os problemas que o mecânico identificou e até o pagamento online, pois atualmente é feito tudo em papel e os documentos se perdem muito fácil, acarretando prejuízos financeiros significativos.

Sabendo disso, podemos levantar alguns questionamentos sobre o projeto:

• Quais são as funcionalidades mínimas para que o sistema atenda as necessidades da empresa?
• Quantas pessoas utilizaram este sistema na organização?
• Como funciona o processo de atendimento atualmente?

Estas três questões simples irão dar uma melhor perspectiva se o sistema é simples ou complexo. E quanto maior e mais complexo o sistema, maior o investimento de mão de obra e de capital, o que nos leva ao nosso segundo ponto.

Quanto custa?

Se o projeto for grande e complexo, provavelmente irá envolver uma série de profissionais de TI para a construção do mesmo, logo o custo será elevadíssimo, porém, se a organização conseguir definir bem junto a equipe de TI quais são as principais necessidades da empresa e quais as funcionalidades essenciais que atendam bem o processo organizacional e os objetivos estratégicos, é possível que se chegue a um consenso da criação de um Produto Mínimo Viável (MVP), onde o custo financeiro inicial seria bem menor.

Tudo depende da criação de um modelo de negócio e de processos bem definidos, se esses pontos forem muito nebulosos ou mal planejados, provavelmente muito esforço de mão de obra e de capital será em vão e o como diz o ditado, o molho irá sair mais caro que o peixe.

O Propósito

Este é um ponto que definitivamente merece muita atenção pois é por ele que a organização irá identificar se vale a pena ou não realizar um investimento em uma nova solução. Parece meio óbvio, mas muitas empresas acabam investindo em tecnologia por puro ímpeto, sem saber realmente qual o propósito, o que a solução digital pretende resolver ou oferecer de diferencial, o que faz com que no meio do caminho esses projetos acabem sendo descontinuados e todo o investimento feito indo por água abaixo.

Alguns questionamentos podem te ajudar a estabelecer um propósito ou identificar se pelo menos há algum:

• O que a solução irá agregar nos processos internos e externos?
• Qual valor a solução pretende entregar para o cliente ou para os membros internos da organização?
• Quais processos a solução pretende simplificar ou potencializar?
• A solução irá agregar nas estratégias de negócio traçadas pela empresa?
• A solução está de acordo com a missão, visão e os valores institucionais?
• Qual a proposta de inovação em relação a empresa e/ou mercado?

Se pegarmos o exemplo da oficina mecânica, citado anteriormente no primeiro ponto, você conseguiria dizer qual o propósito do sistema para a oficina mecânica? Se faz sentido ou não realizar um investimento em uma solução digital? Ela realmente é uma solução ou mais uma dor de cabeça?

Identificando Riscos

Todo investimento a ser feito existe alguns riscos a serem levados em consideração, é de extrema importância identificarmos o quanto antes para que não sejamos pegos de surpresa durante o andamento de um projeto, certo?

A identificação dos fatores de risco durante a fase de planejamento do projeto também pode ajudar a organização a medir se o investimento a ser feito irá valer a pena. Nesta hora, realizar um diagnóstico minucioso e levantar todos os riscos e limitações podem ser fundamentais para não se jogar tempo e dinheiro fora.

Valor e Retorno de Investimento

Bom, se você chegou até aqui, provavelmente já deve ter compreendido que a criação de um sistema, software ou aplicativo de qualidade exige um grande esforço de equipe, um propósito bem definido e riscos devidamente calculados, agora é a hora de definir os custos em si e se o investimento realmente vale a pena.

Vamos novamente usar o exemplo da oficina mecânica: nós podemos dizer, bem superficialmente, que um dos propósitos da criação de um sistema interno é resolver a perda de documentos, pois no sistema ficaria tudo salvo e com backup caso o sistema saia do ar.

Vamos imaginar que o proprietário da oficina identificou que em média ele tem um prejuízo de caixa de R$ 10.500,00 por ano devido a perda de documentos. Com esses pontos devidamente esclarecidos, o proprietário procurou a uma empresa de Tecnologia, explicou a situação apresentou o principal propósito que o software precisa atender e identificou como risco a falta de um profissional com letramento digital. A Empresa elaborou um escopo de projeto inicial, abordando todos os pontos do projeto e ofereceu a criação de um software completo a R$ 40.000,00.

Logo o proprietário pode realizar um calculo de retorno de investimento: caso o software resolve-se o prejuízo anual de caixa, o oficina iria retornar o investimento em aproximadamente 4 anos (se utilizar a verba convertida do prejuízo anual para o pagamento)

A principal questão do proprietário é: vale a pena esse investimento a longo prazo?

Independente da decisão que ele tomar, foi uma decisão consciente de todos os pontos citados neste artigo.

Este artigo lhe foi útil? Espero te ver em uma próxima!

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Mateus Franco

Ux & UI Designer na Bitzen Tecnologia

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